Com o avanço da digitalização e o uso de ferramentas como a inteligência artificial, uma categoria de profissionais ganhou destaque: os arquivistas. Estes profissionais estão na linha de frente da gestão eletrônica de documentos, garantindo não só o armazenamento seguro, mas também a acessibilidade dos documentos e o cumprimento das legislações de proteção de dados.
A Pesquisa Nacional sobre a Ocupação em Arquivologia, realizada pela Universidade Federal de Santa Maria e divulgada em 2021, apontou que Brasília possui 1.552 arquivistas, dos quais 973 atuam no Poder Executivo Federal, sendo 67,9% no Ministério da Educação, e 579 estão em empresas privadas.
Esses profissionais têm um papel fundamental na organização e preservação de documentos no Poder Executivo, que abriga um dos maiores acervos do Brasil, contribuindo para a gestão eficiente de informações essenciais ao funcionamento das instituições.
O Dia do Arquivista é comemorado em 20 de outubro em homenagem à criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB), fundada nesta data em 1971 para promover a valorização da profissão e a gestão documental no Brasil.
O arquivista Rafael Lima, atualmente na empresa Ikhon Gestão Conhecimentos e Tecnologia, fala sobre os desafios da profissão.
Desafios da profissão: união entre tecnologia, legislação e educação
Formado em 2011 pela Universidade de Brasília, o arquivista Rafael Lima atua na área desde a época de estágio, e vem acompanhando as atualizações e inovações constantes da Arquivística: sejam legislações, normas técnicas, referências e tecnologias.
Além de sistemas próprios da área, como o softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) – que chega como uma evolução ao GED – os profissionais de Arquivologia também estão atentos a como as ferramentas de Inteligência Artificial (IA) devem ser usadas no setor.
Lima acredita que, inicialmente, as IAs devem atuar nas tarefas que envolvem a análise de cenários e manutenção da informação, além do atendimento ao usuário. “Essa tecnologia também deve contribuir para as demandas mais focadas em suporte, como a resolução de dúvidas e orientações com resposta mais objetivas, que podem ser sanadas de forma prática”, afirma Rafael.
As ferramentas de inteligência artificial também podem ser aliadas importantes na otimização do trabalho de gestão da Informação, quando se pensa que órgãos públicos e privados podem possuir processos e rotinas de trabalho semelhantes, considerando-se tanto áreas de negócio quanto de suporte.
O arquivista ressalta que, com o uso da inteligência artificial, ficará mais prático identificar os padrões dos processos visando a otimização destes a partir da identificação e saneamento de gargalos e fragilidades, além das potenciais necessidades de automação, integração entre sistemas e bases de dados. “Dessa forma, as rotinas de trabalho, programas e projetos são executados com excelência e segurança, atendendo às expectativas dos interessados em cada etapa, além de promover economicidade devido à redução de custos operacionais”, pontua Lima.
Novas habilidades na Arquivologia
Na visão de Rafael, as competências em tecnologia da informação, banco de dados e segurança da informação são cada vez mais essenciais para o correto manejo e tratamento de dados. O profissional ressalta a importância de acompanhar as mudanças nas normas técnicas e na legislação que regulam o ciclo de vida da informação em ambientes digitais.
Esses conhecimentos são importantes quando se pensa na expansão do conceito de Cidades Inteligentes, que precisarão de sistemas 100% automatizados para realizar processos internos e o atendimento aos cidadãos e empresas do município. “A implementação de sistemas digitais de gestão da informação tem como objetivo eliminar a presença de filas físicas em órgãos públicos ou empresas, tornando os processos integralmente eletrônicos, seguros, controláveis e acessíveis por meio de um portal de serviços”, pontua Lima.
O profissional destaca a importância do trabalho do arquivista em educar a sociedade e os clientes sobre os resultados e vantagens do trabalho de organização e gestão da Informação – que envolve metodologias, sistemas e conhecimentos profundos em normas arquivísticas e regulações nacionais e internacionais, como as ISO e demais normas regulatórias.
“É fundamental estarmos sempre visíveis no mercado de trabalho. Mostrando quem somos, a importância do nosso papel e a complexidade da nossa função, que consiste em gerir, preservar e disseminar a informação de maneira segura, eficiente e eficaz”, diz Lima.
Fonte: IT Comunicação Integrada
Fonte: Portal Contábeis
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