Guia Pratico: Relatório Financeiro

Guia pra´tico do Relato´rio Financeiro

Os relato´rios financeiros sa~o instrumentos que possibilitam ao empresa´rio tomar deciso~es importantes e estrate´gicas sobre o seu nego´cio. Informac¸o~es como receitas, despesas, resultados li´quidos, inadimple^ncia, aumento ou diminuic¸a~o do faturamento, quando disponi´veis com agilidade e expressas de forma clara e objetiva, da~o suporte a resoluc¸o~es para um direcionamento assertivo da empresa, pautando eventuais investimentos futuros, reduc¸o~es de custos, dentre outras ac¸o~es.

Apesar de sua indiscuti´vel releva^ncia, um relato´rio financeiro bem elaborado, personalizado e funcional e´ algo quase raro. Encontramos muitos padro~es engessados nos sistemas, por vezes extensos, de difi´cil interpretac¸a~o e que na~o destacam nem relacionam dados essenciais para cada organizac¸a~o. Por isso mesmo, elaboramos um guia pra´tico para auxiliar na compreensa~o dos relato´rios financeiros mais utilizados, bem como na construc¸a~o de um modelo eficiente para a sua empresa.

Existem diversos tipos de relato´rios financeiros, contudo os mais utilizados – seja por obrigatoriedade ou eficie^ncia – sa~o os seguintes:

Balanc¸o Patrimonial

E´ o relato´rio que oferece ao empresa´rio um “raio-x” completo e preciso da situac¸a~o conta´bil e econo^mica da organizac¸a~o, apresentando dados como os ativos (bens e direitos), os passivos (obrigac¸o~es com terceiros) e o patrimo^nio li´quido, que refletem a sau´de financeira da empresa.

Para ter valor legal, o Balanc¸o Patrimonial deve ser elaborado e assinado por um Contador, atribuindo mais peso e transpare^ncia ao documento.

Demonstrativo de Resultado do Exerci´cio (DRE)

Segundo a Lei 6.404/1976, que dispo~e sobre as sociedades por ac¸o~es, um demonstrativo financeiro deve ser apresentado anualmente, ao fim de cada exerci´cio social. Entretanto, devido a` eficie^ncia e fa´cil visibilidade do DRE – que apresenta resultados li´quidos e possi´veis lucros ou prejui´zos -, e´ comum que algumas empresas gerem esse relato´rio mensalmente ou trimestralmente, de forma a auxiliar as tomadas de deciso~es gerenciais e eventuais ajustes de rota.

Demonstrac¸a~o do Fluxo de Caixa (DFC)

O Fluxo de Caixa e´ um relato´rio que serve como base de sustentac¸a~o do nego´cio, uma vez que apresenta todas as entradas e sai´das de recursos financeiros em dado peri´odo, trazendo visa~o ampla sobre as movimentac¸o~es e permitindo que o gestor direcione adequadamente os recursos e reservas disponi´veis.

Relato´rios de Contas a Pagar e a Receber  (CPA) e (CRE)

Simples, pore´m muito eficiente, esse relato´rio possibilita ao empresa´rio um controle dos fluxos de recebimentos e de pagamentos, a fim de mante^-los equilibrados. Atrave´s dele tambe´m se consegue prever a demanda de caixa e pontuar necessidades de melhorias nos processos de faturamento e/ou de vendas da empresa.

Agora que ja´ pontuamos os principais relato´rios financeiros, vale a pena abordar os dados que merecem mais atenc¸a~o nesses documentos. Claro que cada empreendimento tem a sua especificidade, mas algumas informac¸o~es sa~o universais e na~o podem deixar de ser analisadas, independentemente do segmento de atuac¸a~o ou do porte da empresa. Destacamos tre^s:

Custos Operacionais

Os custos operacionais (OPEX) sa~o fundamentais no relato´rio financeiro, apresentando todos os itens despendidos para manter o nego´cio em atividade, tais como taxas de ocupac¸a~o (aluguel/condomi´nio/IPTU), folha de sala´rios e contratac¸a~o

de terceirizados, energia ele´trica, manutenc¸o~es, Internet, dentre outros. Um controle rigoroso do OPEX possibilita identificar desperdi´cios e manter uma estrutura otimizada.

Fluxo de Caixa

A sau´de financeira de uma empresa depende de um fluxo de caixa positivo e para tanto na~o se pode descuidar de uma regra ba´sica: a empresa deve receber dos seus clientes antes de ter que pagar os seus fornecedores. E´ atrave´s do relato´rio de Fluxo de Caixa que o empresa´rio podera´ visualizar e controlar os prazos me´dios de recebimento e de pagamentos, mantendo-os equilibrados e com margem. Adicionalmente sobre este ponto, e´ recomenda´vel buscar descontos junto aos fornecedores, sempre que possi´vel, ale´m de viabilizar outras receitas financeiras.

Resultados

O resultado obtido e´ a diferenc¸a entre os valores do que foi vendido e o que a empresa tem de pagar aos fornecedores, ale´m do custo operacional. Vale lembrar – apesar de o´bvio – que e´ muito importante que todos os dados sejam lanc¸ados de forma correta, a fim de que o gestor possa confiar nos resultados e tomar as deciso~es adequadas. A integrac¸a~o dos bancos com os sistemas de gesta~o minimiza o risco de inconsiste^ncias.

Personalizac¸a~o

Partindo dessas premissas ba´sicas, e´ chegado o momento de construir o seu pro´prio relato´rio financeiro, adequado a` realidade da sua empresa. O documento precisa ser criado com muita atenc¸a~o, apo´s definic¸a~o das informac¸o~es que sa~o relevantes para ana´lise e monitoramento perio´dico.

O tamanho e a complexidade do relato´rio na~o sa~o primordiais. Ao contra´rio, deve-se prezar pela simplicidade, elaborando um documento que facilite a leitura e a interpretac¸a~o dos dados, se possi´vel com soluc¸o~es visuais como gra´ficos e dashboards. Na medida em que a empresa for se desenvolvendo, novas informac¸o~es sera~o adicionadas e os controles incrementados.

O importante desde o ini´cio e´ que os processos gerenciais do seu nego´cio estejam muito bem definidos, pois eles tera~o impacto direto na produc¸a~o de dados confia´veis, na organizac¸a~o das me´tricas de acompanhamento e na automac¸a~o de tarefas que tornara~o mais pra´ticas a manipulac¸a~o das informac¸o~es financeiras e a elaborac¸a~o dos relato´rios.

Apesar de muito comuns em pequenas empresas e em nego´cios que esta~o comec¸ando, as planilhas de Excel cada vez mais cedem lugar aos sistemas de gesta~o financeira, agregando agilidade no levantamento dos dados, simplificando processos burocra´ticos e proporcionando significativa economia de tempo e de esforc¸os dos colaboradores. Atualmente existem no mercado diversas opc¸o~es de softwares, para todos os portes de empreendimentos e ni´veis de orc¸amentos. Vale a pena o investimento!

No mais, respeitadas as peculiaridades e os processos gerenciais de cada nego´cio, recomendamos a definic¸a~o de uma periodicidade adequada para gerac¸a~o e ana´lise dos relato´rios financeiros, com rigor no cumprimento dos prazos. A apurac¸a~o e apresentac¸a~o mensal dos dados nos parece ideal, na medida em que permite um acompanhamento mais eficiente e intervenc¸o~es em tempo ha´bil, essenciais a uma gesta~o de excele^ncia.

Aure´lio Zorzi e´ empresa´rio, com experie^ncia de 23 anos na a´rea de Gesta~o. Graduado em Administrac¸a~o pela Universidade Veiga de Almeida, com MBA em Gesta~o e Desenvolvimento Empresarial pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Certificado Black Belt Lean Six Sigma. Po´s-graduando em Gesta~o Comercial pela Fundac¸a~o Getu´lio Vargas (FGV).