BPM e BPA: o que são e como eles se complementam

Num contexto empresarial cada vez mais impulsionado pela busca incessante por eficiência e automação, termos como BPM (Business Process Management) e BPA (Business Process Automation) emergiram como pilares essenciais. Apesar de serem frequentemente utilizados de maneira intercambiável, esses conceitos abrigam distinções significativas que moldam suas aplicações. 

BPM e BPA, embora intimamente relacionados, delineiam abordagens distintas no universo da gestão de processos de negócios. O BPM representa uma abordagem holística voltada para gerenciar, otimizar e aprimorar os processos organizacionais. Esse enfoque abrange desde a identificação e modelagem até a execução, monitoramento e melhoria contínua dos processos, com o propósito de elevar a eficiência, agilidade e visibilidade organizacional.

Por outro lado, o BPA concentra-se na automação de tarefas dentro dos processos de negócios, utilizando tecnologias e ferramentas para eliminar atividades repetitivas. Seu objetivo primordial é aprimorar a eficiência e reduzir a dependência de intervenções manuais. Importante ressaltar que, embora o BPA possa ser integrado ao BPM, este último não se limita exclusivamente à automação, abrangendo a gestão global de processos.

BPM: além do conceito

Modelagem de Processos: o BPM inicia seu ciclo com a identificação e modelagem dos processos organizacionais. Esse estágio envolve o mapeamento minucioso das atividades, recursos, interações e pontos de decisão, formando a base para a otimização.

Execução de Processos: com os processos devidamente modelados, a fase de execução entra em cena, podendo ser realizada manualmente, por meio de sistemas automatizados ou uma combinação de ambos. Essa etapa é crucial para transformar teoria em prática.

Monitoramento e Controle: a capacidade de monitorar processos em tempo real é uma das características distintivas do BPM. Isso possibilita a identificação imediata de problemas, gargalos ou oportunidades de melhoria, sendo seguido por ações de controle para otimização contínua.

Análise e Otimização: o BPM integra uma análise de desempenho constante, utilizando métricas e indicadores para avaliar a eficácia dos processos. Essa prática é essencial para identificar áreas de melhoria e aprimorar a eficiência operacional.

Gestão de Mudanças: a implementação bem-sucedida do BPM muitas vezes exige mudanças culturais e organizacionais. A gestão de mudanças torna-se vital para assegurar a aceitação e eficácia das alterações nos processos de negócios.

Alinhamento Estratégico: o BPM visa alinhar os processos de negócios com os objetivos estratégicos da organização, garantindo que as atividades diárias estejam em harmonia com as metas de longo prazo.

Tecnologia BPM: muitas organizações adotam softwares específicos de BPM para facilitar a modelagem, execução, monitoramento e análise de processos, automatizando e gerenciando eficientemente os fluxos de trabalho.

Ciclo de Vida Contínuo: o BPM não é um projeto isolado, mas sim um ciclo de vida contínuo, incorporando a melhoria contínua e ajustes dos processos para acompanhar mudanças internas e externas.

BPA: rumo à automação

Automação de Tarefas: o BPA direciona-se à automação de tarefas rotineiras e repetitivas, como coleta de dados, processamento de formulários, envio de e-mails e atualização de registros. O foco é reduzir a carga de trabalho humana nessas atividades.

Integração de Sistemas: frequentemente, o BPA envolve a integração de sistemas e aplicativos diversos para garantir uma execução coesa e eficiente dos processos. A automação de fluxos de trabalho entre sistemas distintos é um aspecto-chave.

Automação de Fluxos de Trabalho: os fluxos de trabalho (workflows) são automatizados para direcionar tarefas e informações de maneira lógica e sequencial. Essa automação visa melhorar a consistência na execução de tarefas e reduzir a necessidade de intervenção manual.

Regras e Lógica de Negócios: o BPA incorpora regras de negócios e lógica para automatizar decisões simples ou repetitivas, garantindo consistência e conformidade com as políticas organizacionais.

Redução de Erros: ao automatizar tarefas, o BPA minimiza o risco de erros humanos, aprimorando a precisão e a confiabilidade dos processos.

Eficiência Operacional: a automação proporciona uma melhoria significativa na eficiência operacional, permitindo que as organizações alcancem mais em menos tempo.

Tempo e Custo: o BPA tem o potencial de reduzir significativamente o tempo necessário para realizar tarefas, resultando em uma diminuição dos custos operacionais associados.

Monitoramento e Análise: sistemas BPA incluem recursos de monitoramento para rastrear em tempo real o progresso dos processos automatizados, oferecendo dados valiosos para análise e otimização contínua.

Adaptação a Mudanças: a automação facilita a adaptação rápida a mudanças nas condições de mercado, regulamentações ou requisitos organizacionais, permitindo ajustes ágeis nos processos automatizados.

Segurança e Conformidade: o BPA pode ser configurado para garantir a conformidade com regulamentações e políticas de segurança, reduzindo riscos legais e de conformidade.

Gestão de Exceções: sistemas BPA são projetados para lidar eficientemente com exceções, desviando automaticamente para procedimentos adequados diante de variações nos processos.

BPM e BPA: pilares do setor público

Ambas as abordagens desempenham papéis cruciais na gestão e no setor público, contribuindo para a eficiência operacional, a transparência, a prestação de serviços de qualidade e a tomada de decisões informada.

Confira algumas das vantagens:

Melhoria na Prestação de Serviços: a otimização de processos possibilitada por BPM e a automação de tarefas pelo BPA permitem ao setor público oferecer serviços mais rápidos e eficientes aos cidadãos.

Transparência e Responsabilidade: o BPM contribui para a transparência ao permitir a visualização e compreensão dos processos, promovendo a responsabilidade e confiança por parte dos cidadãos.

Adaptação a Mudanças: a capacidade de adaptação rápida a mudanças é essencial para o setor público, e BPM e BPA oferecem flexibilidade para ajustar processos conforme necessário.

Redução de Custos: a automação de tarefas pelo BPA resulta em uma redução significativa nos custos operacionais, permitindo uma alocação mais eficiente de recursos.

Análise de Desempenho: ambas as abordagens possibilitam o monitoramento contínuo e análise de desempenho dos processos governamentais, contribuindo para aprimorar a eficiência ao longo do tempo.

Cumprimento de Normas e Regulamentações: BPM e BPA facilitam o cumprimento de normas e regulamentações governamentais, garantindo que os processos estejam em conformidade com leis e políticas estabelecidas.

Melhoria na Tomada de Decisões: o acesso a dados em tempo real proporcionado pelo BPM possibilita uma tomada de decisões mais informada, fundamental para a gestão eficaz de recursos públicos e implementação de políticas governamentais.

Atendimento ao Cidadão: ambas as abordagens contribuem para aprimorar o atendimento ao cidadão, agilizando processos e garantindo que as necessidades da população sejam atendidas de maneira eficiente.

Inovação e Modernização

A implementação de BPM e BPA, especialmente no setor público, promove a inovação e modernização, impulsionando a eficiência e a entrega de serviços de alta qualidade.

Fonte: Portal Contábeis